Doca(どっか)のコンセプト

Doca (Document and data archives どっか)は、どのような考え方を基にして開発されたかご説明します。

文書管理は難しい…？　この疑問からスタートしました

「改訂が多い、製品数が多い」、「履歴をとりたい」「簡単な改訂理由も入れたい」…こうやって考えていくと、本格的な文書管理システムが必要になり、運用が大変でしかもコストも膨大にかかる。入力の手間が大変。
どなたも記録を残していくことの大切さは充分にわかっていますが、なかなか難しいとおっしゃいます。PDFもあればWordもExcelもある。データ形式もいろいろで、ファイル名では区別がつかなくなる。共有ディスクで保管すると、格納するフォルダが食い違ってくる、ファイル名がばらばらになる、これらの意思統一を図るのが非常に困難といった問題が生じます。
そして毎回「どっかにあるはずなんだが」と言いながら探す羽目に…。Doca（どっか）は、こんなニーズにお応えするために生まれました。簡単に導入できて、しかも利用者は自然な感覚で探し出せる仕組みを考えました。

直感的に理解できて探しやすい配置は...？

現在、ほとんどの製薬企業で、医薬品情報の提供をHPで行っています。これは基本的に、縦方向に製品名を並べ、横方向に関連文書を並べるというスタイルをとっています。これが最もわかりやすい配置であることは、多くの製薬企業の基本的な配置スタイルが共通であることからも十分納得できることです。
さらに、履歴情報を考えてみましょう。これはどのように並べればよいでしょうか。先ほどの配置スタイルの解りやすさはマトリクスで配置されていることがポイントでした。これは、「縦=製品、横=関連文書」となっており、全体のテーマは自社取扱商品です。履歴情報は特定の製品の過去と考えれば、全体のテーマはその「特定の製品」と考えられます。したがって、特定の製品を選んだ後であれば「縦=履歴、横=関連文書」という形で、先ほどの配置スタイルの解りやすさであるマトリクスで配置できます。

そこで、私たちは、製品を選択すると縦に時系列、横に関連文書が並ぶスタイルを考えました。こうすることによって、直感的で解りやすい操作方法のまま、過去の情報にアクセスできるようになりました。

Doca(どっか）のもうひとつの考え方：
《スタック》

マトリクス配置が解りやすい方法であることは理解できましたし、製品一覧と履歴情報でも同じように配置できそうだということがわかりました。しかし、次の問題が出てきます。それは、製品一覧と履歴情報の文書情報の表示の関連をどうするかです。ここもうまくクリアしなければなりません。

そこで、私たちは、スタックという考え方をとることにしました。一般的にスタックといえば、「整然と積み重ねていく」といった意味になります。
Doca(どっか）では、このようなスタックという考え方で、データを積み木のように上へ上へと積み重ねていきます。このように積み上げられた最後のデータのことをスタック・トップといいます。当然ですが、このスタック・トップにあるものは最新ですから、このスタックが複数あるとすれば、スタック・トップだけを集めれば最新のものだけを表示することが出来ます。これは、積み重ねた書類を上から眺めた状態といえます。

それでは、次にこのスタックの山を横から眺めてみたらどうでしょうか。地層のように重ねられた書類は、文字通り時系列に重なっています。この状態は時系列に連なった過去の蓄積であり、改訂の履歴そのものを表します。したがって、ある時点を指定して改訂された書類を取り出すことができれば、過去の情報を読み出せることになります。

もちろん、このようにスタックされた書類が意味も無く交じり合っていたら、取り出す際に手間取ります。そこで、Doca（どっか）では、「整然」と積み重ねるために、もう一度初めに戻ってマトリックスの配置を重視しました。スタック・トップを見る際もマトリックス配置で、時系列で見る際もマトリックス配置で一覧します。この結果、非常に直感的でわかりやすい情報の並べ方、参照の仕方を実現することが出来ました。
これをまとめた全体のイメージでいえば三次元に積み重ねたブロックのモデルのようなものですが、そもそも利用者はそんなことを気にする必要はありません。解りやすく、使いやすければ、それでよいはずです。

常にマトリクス配置とスタックを徹底する

管理者が文書データを登録する際も、同じ画面上から直感的に操作して登録できることに配慮しました。スタック・トップを眺めた状態である製品と関連文書一覧画面では、「新規登録」「関連文書のコード編集・設定」しかありません(インターネット公開するためのFTPオプションを加えることも出来ます)。ここでは製品を追加するか関連文書の設定を変更する作業、つまり全体に関わるような作業に限定されています(この表示画面のテーマは「自社取扱い製品」全体だからです）。製品を選んで改訂履歴画面に移行すると、「基本情報の登録・編集」と改訂時に新たに追加する「エントリー作成・文書データ登録」しかありません(この表示画面のテーマは「特定製品」です）。この画面ではすでに製品が特定されており、(別の製品の登録が行えませんから、当然ですが)別の製品と文書データが混じることがありません。つまり、スタックの追加は整理された状態でしか行えない仕組みになっているのです。Doca（どっか）ではたったこれだけの作業で充分なのです。基本情報は登録後すぐ更新されますし、改訂登録した文書データもすぐその場で公開できます。改訂が追加されたということは、新たな書類がスタックされたということですから、公開時点ですぐスタック・トップの更新、つまり製品一覧画面上の文書データは最新のものに変わります。

その結果、解りやすいインタフェイスを実現

登録された文書情報は解りやすく整理された状態でしか追加されないことで、利用者は、安心して製品と関連文書の表からアイコンで直接文書あるいはデータを取り出します。最新版の場合は、ワンクリックのこれでお終いです。(もちろん、最新版といっても必ずしも同一日に改訂されているとは限らないので、最終登録日を表示できるようにしてあります。この最終登録日はデフォルトでバルーン表示[マウスでカーソルをアイコンに当てると表示]されます。

次に、製品の詳細を知りたい場合、その製品名をクリックします。すると、製品の基本情報が上部に表示され、縦に改訂登録日順、横に関連文書が並んだ改訂履歴のマトリックスが表示されます。したがって、利用者は任意の時点の文書データを、たったツークリックで直接取り出すことができるわけです。もちろん、同様にその時点での改訂理由を読み出したりすることが出来ます。

解ってしまえば簡単なことなのですが、正直なところ私たちはいままで、もっと複雑な仕組みで文書管理システムを考えていました。世にある文書管理システムの多くが、複雑なことを如何に出来るかを競っているようにも思えます。しかし、使う人の立場に立ってみれば「使いやすいこと」が全てです。使いやすいことの中には、直感的で解りやすいこと、探し出せるなら入力や検索など無いほうが良いということが含まれています。 Docaというネーミングも、「どっかにあるはずなんだが...」という状態から、導入後は「Doca（どっか）にあるよ」と言ってもらえるようにという願いを込めて名づけています。